Каким должен быть архив будущего? В чем уникальность организаций, отвечающих за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, находящихся в собственности Санкт-Петербурга, и почему так важен взвешенный подход к любым изменениям? И наконец, как должно выглядеть новое модельное штатное расписание образцовой архивной службы страны?

23 и 24 января Архивный комитет Санкт-Петербурга провел стратегическую сессию, посвященную вопросам формирования образцовой архивной службы города. Событие собрало на одной площадке свыше 30 руководителей и ведущих специалистов данной сферы.

Организатором мероприятия выступил Корпоративный университет города. Модераторами стали эксперты КОРПУСа — сертифицированные профессионалы с богатым опытом работы с управленческими командами: член методического совета конкурса «Проектный Олимп» Аналитического центра при правительстве Р Ф Андрей Лякин, директор по проектной деятельности УК «ЯмбургПромИнвест» Владимир Курка.

«Поскольку жизнь динамично меняется, даже Архивной службе — а нам более 100 лет — необходимы изменения. Многие люди полагают, что вход в архив им воспрещен. Важно сломать этот стереотип. Архив — это не кладбище бумаг. Это банк знаний! Сегодня любое управленческое решение опирается на доскональное изучение вопроса. И здесь архив становится помощником. Мы должны приносить больше пользы, от нас этого ждут», — поделился председатель Архивного комитета Петр Тищенко.

Участникам стратсессии предстояло за короткое время предложить новое видение структуры и штатного расписания городских архивов, а также определить ключевые направления развития отрасли на ближайшую перспективу.

Выбор формата — стратегической сессии — был сделан осознанно. Команды формировались из представителей разных направлений, что дало возможность объединить экспертов из различных организаций для более эффективного обмена наработками, знаниями и синхронизации задач с планами города по модернизации архивной системы. Кроме того, командная работа улучшила динамику встречи, повысила ее результативность, стимулируя создание множества инновационных решений, а также улучшая взаимодействие между отделами и учреждениями, что, безусловно, является важным фактором для успешного воплощения запланированных инициатив.

«Впервые проводится такая стратегическая сессия. Формат встречи оказался интересным, можно услышать опыт других и применить его в будущем для развития своего учреждения. И очень хорошо, что именно руководители учреждений, заместители, а также руководители Архивного комитета в ней задействованы», — прокомментировала событие Ольга Шемчук, директор СПб ГКУ «Центральный государственный архив Санкт‑Петербурга».

Председатель Комитета поддержал коллегу, отметив, что присутствующие на мероприятии сотрудники как никто знают свои несовершенства, свои недоработки, свои обозначенные и неосуществлённые задачи, требующие более глубокого, вдумчивого подхода. И сейчас появилась отличная возможность — вовлеченным и неравнодушным людям, любящим свое дело, проявить к нему свое отношение: внести конкретные предложения и решения, чтобы они были приняты и всем понятны.

В результате проведенной стратсессии удалось сформулировать ценностные подходы к внедрению поставленных задач, наметить «дорожные карты» по их реализации и выделить наиболее перспективные идеи.

«Первый день мы работали над видением архива будущего, такого, знаете, на один год, два, три. А вот во второй день это уже был больший временной период: идеальный архив через 5 лет. Завершали мы вообще все лекцией 100-летней перспективы. И это позволило за очень короткий промежуток времени помочь людям сделать и шаг развития, и подготовиться к происходящим изменениям, и в том числе задуматься на пользой, которую архивы будут приносить будущему поколению», — дал свою оценку стратсессии Андрей Лякин.

«Спасибо, это было интересно, это было здорово, это было очень увлекательно. Мне кажется, каждый будет чуть другим после этой встречи. И эти изменения позитивные. И это произошло благодаря тому, что с нами профессионалы. Профессионализм команды КОРПУСа позволяет максимально технологично, учитывая сжатые сроки, добиться результата, и это, конечно, огромное подспорье. И мы очень благодарны директору КОРПУСа Эльвире Михайловне Ребко за то, что она поддержала идею, позволила нам включиться в этот процесс вслед за другими органами государственной власти. Ну и, конечно, команда спикеров. Мы во многом на одной волне. С точки зрения и смыслов, и масштабов задач, которые стоят перед страной, поэтому мне было очень комфортно и интересно работать с вами», — подытожил председатель Архивного комитета Санкт-Петербурга Петр Тищенко.